ムダな会議をお金に換算すると…

皆さんの会社の会議はどのように行われていますか? 議題項目が書かれたA4サイズの議題書を誰かが作って、会議が始まったらそれを配り、そこで初めてその書類に目を通した社員がそれについてその場で意見を求められ、会議が終わったらまた誰かが殴り書きのメモをもとにワードでA4サイズの議事録を作る。こんなやり方をしていませんか?  そもそも議題書も議事録もない会議をしてる会社もあるかもしれません。結論から言うと、そんなものは必要ありません。少なくとも紙の資料は。社内で打ち合わせするのにアジェンダだ議事録だのと形式的なことばかり言って時間を浪費するのはムダ以外のなにものでもありません。

紙の資料を見て、考えて、記録する。これはパソコンのなかった時代の仕事の仕方です。なかったからそうしてた。ただそれだけの話です。今はノートパソコンやタブレットがあります。社員一人ひとりに支給している会社もあるでしょう。会議の時は全員でそれらの機器を持ち寄ってその場でエクセルデータに上書きしていけば良いのです。エクセルはいくらでも行を増やせますし、紙に打ち出さなくても良いですから1枚の紙にまとめる必要もない。太字や色付けなども自由自在です。みんな毎日エクセルやワードを仕事で使っているのに、こういう使い方は思いつかない。仮に思いついても今までの仕事の仕方に囚われてそこからなかなか抜け出せない。でももう終わりにしてください。なぜなら、それでは生き残れないから。悪い結果しか出ないから。

わかりやすいように、ムダな会議が会社にとってどれだけの損害となっているか数字にしてみましょう。毎月定例の会議があってその会議は実は参加している社員全員がムダであると考えていたとします。その場合、仮に一人あたり2,500円の時給とすると、2,500×8人×1時間×12ヶ月で年間24万円ムダにしていることになります。つまり、なんとなく惰性でこなしている月に1回の会議が、実は年間24万円ムダに垂れ流していたということになります。さらに、ムダな会議が月に3回あれば年間72万円。もし毎日朝礼をやっていたら、それもたいていムダなのでカウントすべきです。また、ムダな会議の常でダラダラ時間ばかりかかって、実際には1時間では済まずに2時間かかっているかもしれません。そう考えると損失はもっと大きくなります。

また、夕方の勤務時間外にやっている会社も要注意です。時間外だからいくらでもダラダラやる。勤務時間内に時間と議題を決めてやる方がよっぽど参加者も真剣に取り組みます。

誰でも、いま自分がやっていることの結果を、それが良いものであれ悪いものであれいつかは知ることになります。良い結果を生むように働きましょう。のんびり悠長にかまえている場合ではありません。働き方を変えてください。できることからどんどん変えていく。これが“働き方改革”です。働き方改革とは意識の改革です。オフィスのレイアウトを変えるだけでは何も変わりません。

まずは日々の業務で最も改善しやすい会議から変えましょう。待ったなしです。


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